Dicas para uma apresentação eficiente e dentro do tempo!

Apresentações de trabalhos acadêmicos são muito comuns no Ensino Superior ou na Pós-Graduação. Em alguns cursos é exigência para a defesa da monografia, dissertação ou tese, mesmo que os membros da banca tenham lido com a maior atenção o seu trabalho.

Algumas pessoas travam quando pensam em falar em público ou simplesmente estouram o tempo estipulado pelo orientador – este foi o meu caso na defesa de minha dissertação de mestrado, confesso. Minha orientadora falou que eu tinha entre 20 e 30 minutos para apresentar o trabalho todo… o tempo, contudo, foi pouco e acabei correndo contra ele para terminar de passar todos os slides.

Por conta dessa experiência e por saber que não sou o único que estoura o tempo proposto, aqui vão algumas dicas valiosas tanto para a elaboração quanto para a apresentação em si.

 

  • Faça uma apresentação curta apenas com palavras-chaves, citações muito importantes ou gráficos fundamentais.

Colocar trechos muito longos de seu trabalho pode mostrar que você não sabe do que está falando e precisa colar dos slides apresentados para poder falar algo. Sendo assim, se limite a tópicos, eles devem ser estratégicos para apresentar o assunto com poucas palavras e te guiar nos assuntos que precisa falar. Se optar por colocar citações, não escolha aquelas muito grandes e tente grifar o(s) trecho(s) mais importante(s) dela. Um trecho em negrito ou sublinado, por exemplo, atrai a atenção da plateia para a importância daquela citação e te ajuda a lembrar o porquê ela está lá.

 

  • Evite cores muito chamativas.

Você não precisa fugir de seu estilo pessoal e das cores que mais gosta, contudo, é importante pensar no seu público. Usar amarelo ou verde-limão em um fundo branco, por exemplo, prejudica a leitura de qualquer um, inclusive você. O preto no branco é sempre a melhor opção porque é gera uma apresentação limpa e muito fácil de visualizar. Se optar por cores, pense bem qual é o fundo que está usando. Por falar em fundo, não use imagens que cansem a vista. Há exceções, obviamente… um estudante de Artes Visuais ou de Comunicação, por exemplo, pode optar estratégicamente por usar este tipo de imagem para provocar um impacto no público que tem relação com o tema do trabalho. E um detalhe que pode parecer simplório, mas não é: pode haver pessoas daltônicas no público!

 

  • Se informe sobre seu tempo disponível e cronometre sua apresentação.

Estourar o tempo da apresentação não é algo muito interessante. Sua orientadora ou seu orientador começa a dar sinais, os membros da banca ficam impacientes e o público perde o interesse. Antes de mais nada se informe sobre o tempo disponível. A partir daí faça uma apresentação que se encaixe neste tempo e use um celular ou iPad para marcar o tempo. Coloque o dispositivo de pé virado para você em um lugar que seja de fácil visualização. Evite marcar o tempo com um relógio de pulso, você ficará olhando para ele e passará a impressão de que está com pressa demais.

 

  • Ensaie!

Esta é uma dica que parece desnecessária, mas se você conhece seus defeitos e limitações, ela tem seu valor. Se você sabe que costuma falar mais que o necessário, o ensaio garante que você teste tanto os slides que você fez quanto pratique o que é ou não necessário falar. Se existir uma cobaia por perto (amigo, namorado, irmão, irmã e etc…) peça para que a pessoa assista à sua apresentação. Aproveite este momento para perguntar ao seu público-cobaia se sua fala está clara e se as explicações são fáceis de entender.

 

  • Observe sua linguagem

Por falar em fala clara e explicações fáceis de entender, observe sua linguagem e conheça o seu público. O objetivo de apresentações de monografia, dissertaçõe e teses é mostrar para a banca que você domina o assunto que escreveu. Além disso, você pode apresentar seu trabalho para um público leigo que não tem o mesmo entendimento do assunto que você e os membros de sua banca. Neste caso, observar a linguagem utilizada é muito importante. Evitar ou explicar termos técnicos de sua área garante uma comunicação efetiva e também mostra seu conhecimento na área.

 

  • Laser, usar ou não usar?

Se sua apresentação possui gráficos ou você irá apresentar imagens com detalhes (como obras de arte, por exemplo) pode ser interessante usar um laser para conduzir a atenção do público. No caso de gráficos, por exemplo, você poderá apontar com mais facilidade os números, as variações ou as porções mais relevantes para sua apresentação. No caso de obras de arte ou reportagens, o laser aponta os detalhes ou trechos que você analisou no trabalho. É uma ferramenta interessante e pode ser substituída, por exemplo, por uma varinha ou uma espada do Star Wars, isso se for possível fazer uma apresentação mais informal e engraçada.

 

  • Condense imagens com textos

Uma estratégia interessante para economizar tempo é unir imagens e textos em um mesmo slide. Assisti à uma apresentação certa vez na qual a mestranda analisou vários sites de instituições ligadas ao Ministério da Ciência e Tecnologia do Brasil. Ao longo dos slides nos quais havia conceitos teóricos ela colocou imagens dos sites analisados. A estratégia permitiu que ela apresentasse duas coisas ao mesmo tempo e ela não precisou criar slides com as fotos dos sites antes de mostrar os resultados da pesquisa e as conclusões finais.

Mídias sociais: Assessoria de Imprensa sem imprensa?

Ao procurar emprego na área de Comunicação hoje em dia, vagas relacionadas às Redes Sociais são as mais divulgadas e valorizadas pelas grandes empresas. Desde que a internet se fortaleceu no Brasil, no final da década de 1990 e início dos anos 2000, o jornalismo tradicional tem enfrentado uma forte crise que pode ser resumido à competição com as redes sociais.

Embora veículos de comunicação mantenham sua credibilidade como fontes de informação e como agentes formadores da opinião pública, as redes sociais estão tomando proporções cada vez maiores na forma como empresas e pessoas se comunicam. Esse fatos nos faz pensar: mídias sociais são uma forma de “Assessoria de Imprensa” sem imprensa?

Livros sobre Assessoria de Imprensa mais “antigos” (ou com cerca de dez anos), falavam que uma das atividades dos profissionais da área era a de divulgar notícias sobre empresas assessoradas e conseguir espaços nos jornais sobre suas ações e lançamentos. Os famosos “releases” eram a ferramenta utilizada para essa divulgação.

Instituições públicas ainda mantém essa atividade básica com a intenção de divulgar suas atividades (obras, lançamentos, campanhas, etc.). Embora ainda consigam divulgar essas informações em jornais impressos ou digitais, as empresas têm nas redes sociais o potencial de se comunicar diretamente com o público sem a intermediação da imprensa.

Seria, portanto, os cargos para administração de redes sociais a nova “Assessoria de Imprensa”, sem a imprensa? Sim, alguma dúvida? Essa realidade faz parte da crise da imprensa. Uma prefeitura que contrata um profissional para administrar suas mídias sociais consegue visibilidade e popularidade nas redes sociais ao se apropriar da linguagem dos internautas. Compartilhamentos no Facebook crescem quando internautas se identificam e riem com as publicações.

Para além do humos, as respostas do público são rápidas, instantâneas. Divulgar uma nova praça (ainda considerando uma prefeitura como personagem) pode ser uma forma de manifestação de cidadãos infelizes com a administração atual. Sendo assim, além de servirem como um veículos de comunicação, as redes sociais são um canal de comunicação valioso em nossa realidade profissional.

A Netflix, empresa de streaming de filmes e séries, tem se destacado nesse cenário. Tente mencionar a empresa, questioná-la ou publicar imagens relacionadas às suas produções originais e provavelmente receberá um comentário escrito do perfil da empresa.

O relacionamento entre empresa e consumidores, instituições e cidadãos, personalidades e fãs, está cada vez mais dinâmica e faz dos profissionais de comunicação um elemento chave. A atualização é sempre necessária e estar atento à linguagem da internet e de seu público alvo são requisitos para esse tipo de atividade.

Empresas, funcionários e currículos

Revistas e sites têm dedicado parte de suas publicações para divulgar as maiores e melhores empresas para se trabalhar. O nome e a reputação de uma companhia sempre atraem profissionais interessados por fazer parte do quadro de colaboradores e alcançar o almejado e propagandeado desenvolvimento profissional.

Esta realidade incontestável é importante também para profissionais de comunicação. Como assessores trabalham com a imagem da empresa, assegurar que o relacionamento entre funcionários deve ser tão importante quanto o relacionamento com os profissionais interessados em fazer parte da empresa.

Após abrir a captação de currículos externos em sites de emprego ou em seus portais empresariais, atualmente várias empresas não retornam nem sequer para agradecer a participação no processo seletivo. Embora pareça uma ação irrisória e simples, uma mensagem cordial nunca é desprezada por aqueles que querem uma oportunidade no quadro de funcionários, mesmo que seja uma mensagem padrão enviada aos diversos currículos recebidos nos canais de captação divulgados.

Mas, afinal, qual a importância de uma resposta e qual o papel do assessor de comunicação  nesta questão?

Quando um profissional envia um currículo, ele espera uma resposta. Se a empresa é uma daquelas classificadas como uma das “maiores e melhores para trabalhar”, a visão que o trabalhador em potencial terá do processo seletivo mostra qual a importância que a empresa dá para a comunicação com seus funcionários e interessados. O mesmo se aplica no caso de empresas pequenas ou médias. A resposta vale e este é o ponto.

Quanto ao papel do assessor de comunicação, ele precisa estar em sintonia com os diversos departamentos da companhia, inclusive o de Recursos Humanos. Em nossa realidade atual em que qualquer um pode publicar queixas e reclamações nas redes sociais, garantir o bom relacionamento inclusive com os profissionais dispensados de processos seletivos é manter a visão positiva que a empresa tem ou terá no mundo externo.

Mídia e Economia: simbiose ou negação?

Atuar dentro de empresas, mesmo que na área de Comunicação, exige conhecimentos (ao menos) básicos de Economia.  As grades de disciplinas dos cursos de Comunicação Social, habilitação em Jornalismo, focam na formação prática do profissional para o mercado de trabalho. Embora Teorias da Comunicação e do Jornalismo façam parte da grade e, em alguns casos, noções de Economia, Sociologia e Cultura Brasileira, o conhecimento adquirido não passa do superficial e útil para a vida fora da academia.

Quando o profissional de comunicação precisa se relacionar com empresários, saber mais do mercado no qual a empresa atua e como se dá a dinâmica das relações econômicas são informações importantes nas tomadas de decisão.

Empresas não são ilhas isoladas, mesmo que possuam produtos únicos ou detém o monopólio do setor – situações cada vez mais difíceis em nossa realidade atual. Sempre há dependência com outras empresas e outros setores, seja para garantir o fornecimento de matéria prima, seja na simbiose entre produtos complementares/competitivos. Uma empresa que produz canetas, por exemplo, não está isolada no mercado. Uma gama de produtos complementares é necessária: papel, estojo, porta canetas, etc.

Frente a este cenário, o profissional de comunicação precisa estar atento ao mercado. Saber se outra empresa irá expandir suas atividades de atuação pode fazer a diferença na estratégia de comunicação com a imprensa, com os demais funcionários ou nas relações entre empresas e fornecedores. Saber, por exemplo, que o setor de papel e celulose enfrenta algum tipo de crise, pode dar munição para o assessor de comunicação para divulgar políticas ambientais promovidas pela empresa que colaboram com a contenção do desperdício.

De forma geral, a união entre Jornalismo e Economia em um único profissional permite maior independência e maior colaboração dentro da empresa na qual ele ou ela atua. Um repórter de jornal diário, por exemplo, pode ficar dependente das declarações de suas fontes especializadas se não tiver conhecimentos específicos. O mesmo ocorre com assessores dentro de empresas: ter conhecimento permite que as ideias, os textos e a atuação do profissional vá além da simples comunicação.

Comunicação empresarial: para além do monólogo

Embora subestimada, a Comunicação dentro de qualquer empresa garante não apenas visibilidade na mídia como também um bom relacionamento entre departamentos, setores e funcionários.

Grandes empresas atualmente mantém equipes, times ou setores de comunicação em suas filiais. Esses setores, contudo, exercem um papel apenas de informante “de cima para baixo” e não no caminho inverso. As iniciativas dos grupos de comando e conselhos são noticiadas para os funcionários de baixo escalão, como auxiliares adminsitrativos e chão de fábrica.

A Assessoria de Comunicações deve ir além do relacionamento com a imprensa e a incessante preocupação de conquistar jornalistas para divulgar atividades e lançamentos de produtos.  Adotando a visão de que funcionários são “colaboradores”, conhecer as atividades diárias de cada um dos membros das equipes que movimentam as engrenagens de produção, pesquisa e vendas deve ser uma das responsabilidades deste departamento.

Um canal aberto entre funcionários e gerências ou diretorias é importante para manter todos os trabalhadores da empresa cientes e concientes do que fazem e do porquê fazem suas atividades diárias.

Algumas iniciativas são básicas e fáceis de adotar. Os jornais murais em pontos estratégicos da empresa, por exemplo, são simples de produzir e atualizar, mas mantém uma estrutura quadrada de comunicação. Ali o monólogo é legitimado. A diretoria fala e os funcionários leem, quando interessados. O mesmo ocorre com jornais, revistas ou boletins eletrônicos. O diálogo, essencial para a comunicação entre indivíduos, é perdido.

A realidade virtual e as Tecnologias da Informação e Comunicação (TICs), estão cada vez mais presentes e este é um caminho sem volta. Sendo assim, cabe à Assessoria de Comunicação fazer bom uso destas ferramentas para estreitar as relações empresariais. Os exemplos aqui são simples: grupos de Facebook, no WhatsApp, perfis no Twitter ou grupos de e-mail e ou fóruns para discussão.

O importante em qualquer escolha é ter em mente que o monólogo não deve ser a opção. Ouvir funcionários, saber quais são suas histórias, o que os motiva trabalhar, suas razões, sonhos e objetivos de vida fazem parte da história. Afinal, se a maior parte dos regimes de trabalho contam com carga horária de 40 ou 44 horas semanais, o ambiente de trabalho é parte grande dessa vida.

Trabalhar não é uma opção para a maioria das pessoas, é uma necessidade. Nem todos encaram essa atividade com um sorriso no rosto, mas amenizar a carga negativa pode colaborar com um ambiente menos estressante e mais colaborativo.  Além disso, o mercado de trabalho atual está cheio de profissionais dispostos a aceitar salários não condizentes com seus cargos e atividades. Uma massa de desempregados pressiona os empregados como naquelas brincadeiras de acampamentos conhecida como cabo-de-guerra.

Garantir o bom relacionamento com funcionários, ouvir suas necessidades e insatisfações deve ser uma das atribuições do profissional de comunicação que pode ser um agente de mudanças positivas no cenário atual. Sem trabalhadores não há produção ou serviços. Sendo assim, valorizá-los é ou pode ser uma das ações que os assessores de comunicação, tudo depende da capacidade, senso de iniciativa e disposição da empresa e do profissional em questão.